Kort forklaring
Når du bruker Accountflow sammen med Tripletex, henter vi kontinuerlig inn regnskapsdata for å gi deg en oppdatert saldobalanse og mulighet til å avstemme regnskapet. I noen tilfeller merker brukere at saldobalansen ikke lenger stemmer, uten å umiddelbart se hva som er galt. Ved nærmere undersøkelse viser det seg gjerne at det er lønnstransaksjoner som mangler – noe som kan oppstå hvis Tripletex-lønnsmodulen har vært deaktivert eller abonnementet er nedgradert.
Detaljert forklaring
Hvorfor oppstår dette?
Når lønnsmodulen i Tripletex er deaktivert (f.eks. ved overgang fra «Smart» til «Mikro»), deler Tripletex ikke lenger informasjon om lønnsbilag.
Dermed blir kontoer relatert til lønn eller sykepengerefusjoner i Accountflow feilaktig nullet eller ufullstendige, og regnskapet fremstår skjevt. Dette vil gjelde alle relaterte kontoer benyttet av lønnsmodulen, som for eksempel bank, avsetningskontoer og kostnadskontoer.
Hvordan merkes feilen?
Som regnskapsfører ser du at saldobalansen i Accountflow plutselig ikke stemmer. Det er ofte uklart i starten at det er lønnsbilag som mangler, men ved nøyere sjekk kan du oppdage at kontoer tilknyttet lønn (herunder kontoer som bank, avsetningskonti, resultat o.l) har ugyldige saldoer.
Hva kan jeg gjøre?
Reaktiver lønnsmodulen i Tripletex midlertidig
Hvis du har behov for å få synliggjort alle lønnsbilag i Accountflow, kan du vurdere å aktivere lønnsmodulen igjen i Tripletex. Da vil du kunne lese inn de historiske lønnsbilagene på nytt i Accountflow.
• Viktig advarsel: Hvis du senere deaktiverer lønnsmodulen igjen, og så kjører en oppdatering av balansen i Accountflow, kan dataene forsvinne på nytt. De vil da igjen være «skjulte» i Tripletex, og Accountflow vil slette dem fra oversikten fordi våre systemer ikke lenger mottar dem.
Det betyr at når lønnsmodulen først er avsluttet etter en gjenåpning, bør du unngå å oppdatere periodene som inneholder lønnsbilag i Accountflow, for å beholde dataene du hentet inn.
Alternativ løsning: begrenset regnskapsavstemming: Hvis man ikke kan (eller vil) gjenåpne lønnsmodulen, må man eventuelt utføre noen avstemmingene helt eller delvis manuelt basert på rapporter fra Tripletex direkte, og supplere med regnskapet i Accountflow for de øvrige delene.
Fremtidig løsning
Accountflow er i dialog med Tripletex om en permanent løsning som gjør historiske lønnsbilag tilgjengelige selv uten en aktiv lønnsmodul. Inntil dette eventuelt er på plass, er det viktig å være klar over at deaktivering av lønnsmodulen kan gjøre at bilag relatert/fra Lønnsmodulen “forsvinner” i avstemningen din.
I mellomtiden ser vi på en løsning der vi kan få flagget og vist dette i applikasjonen når denne typen hendelse oppstår, slik at brukerne raskere kan fange opp dette.
Oppsummering
Feil saldo i Accountflow kan ofte skyldes at tidligere lønnstransaksjoner ikke lenger er tilgjengelige dersom lønnsmodulen er deaktivert i Tripletex.
Dette resulterer i en ufullstendig saldobalanse, spesielt på kontoer som er påvirket av lønns- og refusjonsbilag (sykepenger etc).
Per nå finnes det ingen garantert helhetlig løsning for å beholde lønnsdata hvis modulen er deaktivert, men vi i Accountflow jobber med Tripletex for å se om det er mulig å få på plass en løsning for historisk lesetilgang.
Hvis du velger å aktivere lønnsmodulen midlertidig igjen for å få lønnsdataene inn i Accountflow, husk at de kan forsvinne på nytt neste gang modulen deaktiveres og Accountflow oppdateres.
Har du spørsmål eller trenger hjelp til å avstemme lønnsrelaterte kontoer, ta gjerne kontakt med oss eller Tripletex for veiledning. Vi ønsker deg lykke til med avstemmingsarbeidet!