Åpne kontoen som skal avstemmes. Denne kontoen må være satt til malen Bank for å få mulighet til å sette avstemmingsregler. Innstillingene vi er ute etter finner du under Avstemmingsinnstillinger.
Når du trykker på denne, får du opp følgende meny:
vi har 4 type regler du kan sette opp. Èn av hver variant ligger allerede inne, men du kan fjerne disse, eller sette opp så mange du vil. Typene kan du se ved å trykke på +Legg til Regel, og er som følger:
One to one - matcher en transaksjon i bank med en i hovedbok.
One to many - matcher en transaksjon i hovedbok med flere banktransaksjoner som utgjør samme beløp.
Many to one - matcher flere transaksjoner i hovedbok, mot èn i bank som utgjør samme beløp.
Many to many - Matcher flere transaksjoner både fra hovedbok og bank sammen som utgjør samme beløp.
Disse reglene er allerede satt på som standard, det vil si at du allerede har brukt disse dersom du har trykt på Auto avstemming. Videre kan vi legge på flere regler:
Prioritet - i feltet for prioritet, kan du sette en rekkefølge systemet skal bruke reglene i. Om du prioriterer regel 1 (i dette tilfellet One to one) vil systemet prøve å matche en og en transaksjon mellom bank og hovedbok frem til den ikke klarer å matche mer, før den beveger seg videre til neste regel i prioriteringslisten.
Tekst - I tekstfeltet kan du putte inn tekst du vil at systemet skal lete etter, både på hovedbok og banksiden. For eksempel ved many to one, kan du huke av at systemet skal lete etter tekst på hovedbok-siden, og finne flere transaksjoner med teksten "kunder" i beskrivelsen. Disse matches da med en banktransaksjon som utgjør samme beløp, se bildet under.
Du kan også velge å skrive inn hvilken tekst banktransaksjonen skal ha - dersom du vil være helt sikker på at systemet ikke velger feil transaksjon om det skulle finnes en som har akkurat samme beløp.
Dataområde - Du kan velge et spenn med dager hvor systemet leter etter transaksjonene. om du setter 5 dager i dette feltet, vil systemet se etter banktransaksjoner som kan matche hovedboks transaksjonen opp til 5 dager etter hovedboks transaksjonen.
Eksempel: om en hovedboks transaksjon ble registrert 01.01, og vi regner med at denne bør dukke opp i banken innen 05.01, er dataområdet 5 dager - så lenge transaksjonen dukker opp innen disse 5 dagene er omme vil systemet matche dem.
Offset - Offset kan brukes til å flytte dataområdet dit du vil ha det. Om du er sikker på at transaksjonen fra 01.01 IKKE dukker opp i banken de første 5 dagene, men kan dukke opp alt fra 10.01-14.01, er dataområdet fortsatt 5 dager, men offset kan da settes til 10 dager. Systemet leter da kun etter transaksjoner i tidsrommet 10.01-14.01:
OBS - Du kan også sette minus foran tallet i Offset, for å se etter banktransaksjoner som kom før transaksjonen i hovedboken.
Når du har satt opp reglene som du ønsker, kan du trykke på forhåndsvisning nederst på menyen:
Systemet bruker da reglene du har satt, til å vise deg hva den får til å avstemme ved å bruke disse:
Om du har laget regler på et annet selskap eller konto du tror kan brukes, kan du også trykke på "importer innstillinger" oppe i høyre hjørne.